ניהול חשבונות

ניהול חשבונות הוא פונקציה הכרחית לתפעולו השוטף, התקין והחוקי של כל עסק בישראל. בין אם מדובר בעסק עצמאי ובין אם מדובר בארגון וולנטרי מחלקת ניהול חשבונות היא ללא ספק חולייה משמעותית וחשובה בכל ארגון וארגון, שתפקידה לנהל בצורה מקצועית, עקבית, חוקית ואחראית את מכלול ההוצאות וההכנסות של החברה, תוך שמירה על איזון נכון בכספי החברה.

במאמר הבא נפרט אודות תפקיד מחלקת ניהול חשבונות, נברר מהם היתרונות הקיימים במחלקת ניהול חשבונות ונבאר מושגים מרכזיים מעולם החשבונאות.

מהו תפקידו של מנהל החשבונות?

מנהל החשבונות אמון על רישום כל הפעולות החשבונאיות בחברה. כאמור, ניהול חשבונות היא פונקציה הכרחית לכל ארגון והיא כוללת בין השאר את התפקידים הבאים:

• הנפקה והכנה של תלושי משכורת
• ניהול ורישום של פנקסי חשבוניות והנפקתם
• גביית חובות
• תשלום לספקים
• ביצוע התאמות הבנקים, כרטיסי האשראי, הלקוחות והספקים.
• רישום המלאי
• דיווח תקופתי לשלטונות המס
• דו"ח רווח והפסד וניהול תזרים

מי זקוק לשירותי ניהול חשבונות?

למעשה כל עסק, חברה או עמותה זקוקים למחלקה של ניהול חשבונות כבר משלביו הראשונים של הארגון. גודלה של מחלקת הנהלת חשבונות תלוי כמובן בצרכי הארגון ובגודלו. כאשר מדובר בחברות ותאגידי ענק, כמובן שמחלקת ניהול חשבונות תגדל ותורכב מצוות של מנהלי חשבונות עליהם מפקח חשב בכיר. ואילו כאשר מדובר בחברות קטנות, אזי ניתן להסתמך על סיוע של מנהלי חשבונות פרטיים.

ניהול חשבונות בעידן האינטרנט:

המרחב האינטרנטי מעמיד לרשותם של עסקים קטנים ועצמאיים אפשרות לנהל בצורה מקוונת את חשבונות העסק הפרטי, וזאת באמצעות אתרים המנפיקים תוכנות מיוחדות לניהול חשבונות. השימוש בשירות הנו נגיש וכרוך בתשלום נוח, הגיוני ואטרקטיבי (בהשוואה לתשלום בעבור שירותיו של מנהל חשבונות רגיל) ומלווה בהסברים פשוטים והוראות הפעלה מפורטות, נוחות לתפעול וידידותיות למשתמש.

מהו דו"ח רווח והפסד?

הוא אחד מן הדוחות עליהם אמון מנהל החשבונות המשקף את פעולות הפירמה ותוצאותיה בפרק זמן המכונה שנת מס.

הצלחה כלכלית או כישלון עסקי ימדדו בהתאם למצבים הבאים"

• כאשר הכנסות העסק הנן גבוהות מהוצאות העסק, אזי העסק ימצא במצב של רווח.
• כאשר הכנסות העסק הנן נמוכות מהוצאות העסק, אזי העסק ימצא במצב של הפסד.

בצד ההכנסות יכללו הפרמטרים הבאים:

• הכנסות ישירות של העסק (אשר לשמן הוקם העסק)
• שירותים שניתנו מצד העסק
• סחורות שנקנו מהעסק
• סחורות שיוצרו בעסק
• הכנסות עקיפות של העסק:
• השכרת ציוד
• מכירת ציוד
• מתן שירות

בצד ההוצאות יכללו הפרמטרים הבאים:

• הוצאות הנהלה כלליות לרבות: משכורות לעובדים, חשמל, מים, ארנונה, ביטוחים, טלפון, סלולארי, אגרות, אינטרנט ותקשורת, נסיעות ונסיעות לחו"ל, דואר ובולים, ספרות מקצועית, דפוס ועוד.
• הוצאות מכירה לרבות: עמלות מכירה, פרסום, משלוחים והובלות, משכורת זבנים.
• כסף ואשראי לרבות: עמלות הבנקים, ריביות, עמלת אשראי, הנחות העסק.
• הוצאות נוספות לרבות: הפסדים ממכירה או השכרה של ציוד.

באמצעות ניהול חשבונות ורישום דוח רווח והפסד ניתן לחשב מהו הרווח הגולמי ומהו הרווח התפעולי של העסק. מהרווח מחסירים את הוצאות המימון וכך מגיעים לסכום רווחי הנטו של החברה. על סמך רווחי הנטו של החברה בעל העסק יכול להעריך במדויק האם העסק הצליח להניב רווח או הפסד לשנת המס האמורה.

מהם היתרונות והחסרונות של ניהול חשבונות?

מעבר לכך שמדובר בפונקציה שהיא חובה בכל עסק, היתרון המובהק של ניהול חשבונות הוא העובדה הפשוטה כי יש באפשרותו של בעל העסק לראות בדיוק מהו סך ההכנסות וההוצאות של החברה ובהתאם לכך לקבוע אם חברתו נושאת רווחים או הפסדים.

החיסרון העיקרי של ניהול חשבונות הוא כי בעל העסק מפקיד את הונו היקר בידיים של איש חיצוני לחברה עובדה הדורשת אמון רב ולעיתים עשויה להסב נזקים רבים לעסק.

לסיכום, אם ברצונכם לנהל נכונה את ארגונכם עליכם לבנות מחלקת ניהול חשבונות אמינה, מקצועית ואחראית בארגונכם.